Usprawnienie procesu raportowania dla agencji IT
Przygotowaliśmy model raportowania dla inwestorów, który skrócił czas przygotowania dokumentów z 4 dni do 1.5 dnia.
Zespół Koduj.pl borykał się z nadmiarem ręcznej pracy przy raportowaniu wyników dla inwestorów zewnętrznych. Strategia Obywatelska wdrożyła ujednolicony system przepływu danych, który wyeliminował błędy i skrócił proces o ponad połowę.
Wyzwanie
Przed naszym przyjściem, finanse agencji były raportowane w rozproszonych arkuszach kalkulacyjnych. Główny księgowy musiał poświęcać aż 4 dni robocze na koniec każdego miesiąca, aby zebrać dane z projektów, zliczyć godziny i wygenerować plik dla zarządu.
Problem polegał na tym, że dane były nieaktualne już w momencie wysyłki. Zdarzały się pomyłki w przeliczeniach, co budziło niepotrzebne pytania ze strony inwestorów i obniżało zaufanie do rzetelności raportów.
Podejście
Nasz zespół, składający się z 3 konsultantów, zaczął od audytu kanałów komunikacji. Zauważyliśmy, że 87% danych przesyłanych było w nieustrukturyzowanych wiadomościach e-mail, co generowało chaos.
Zaproponowaliśmy przejście na scentralizowany hub danych. Zamiast czekać na koniec miesiąca, wdrożyliśmy cotygodniową synchronizację, która pozwalała na bieżąco monitorować budżety projektowe bez konieczności każdorazowego przeszukiwania archiwów.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy szablon raportu w oparciu o ustandaryzowany schemat, który automatycznie zaciąga dane z systemu zarządzania zadaniami. Wprowadziliśmy zasadę: wszystkie dane muszą być wpięte w główny rejestr najpóźniej do godziny 12:00 w każdy piątek.
Dzięki temu, kiedy nadszedł czas przygotowania raportu miesięcznego, większość pracy była już wykonana automatycznie. Pozostało tylko zweryfikowanie spójności liczb przez dedykowanego analityka, co znacząco zmniejszyło ryzyko błędu ludzkiego.
Rezultaty
Dzięki wprowadzeniu jasnych zasad weryfikacji i automatyzacji zbioru danych, agencja zaoszczędziła w skali kwartału około 7,5 dnia roboczego. Proces stał się przewidywalny i w pełni czytelny dla zewnętrznych odbiorców.
Harmonogram
-
Marzec 2024Audyt przepływu dokumentów w biurze
-
Kwiecień 2024Wdrożenie centralnego rejestru danych
-
Maj 2024Szkolenie zespołu z nowego standardu raportowania
-
Czerwiec 2024Pierwszy pełny raport wygenerowany w nowym systemie
"Sceptycznie podchodziłem do zmian, bo myślałem, że to tylko kolejny formularz. Zaskoczyło mnie jednak, jak bardzo przejrzyste stały się nasze dane w zaledwie 3 miesiące."