Redukcja kosztów obsługi o 24% dla łódzkiej logistyki
Przeprowadziliśmy optymalizację 147 faktur kosztowych i zredukowaliśmy liczbę zbędnych subskrypcji. Po 4 miesiącach wydatki operacyjne firmy spadły o jedną czwartą.
Logistyka Łódź-Trans borykała się z rosnącymi kosztami administracyjnymi, które zjadały marże z transportu krajowego. Strategia Obywatelska wdrożyła nowy system kontroli wydatków, co przyniosło wymierne oszczędności w zaledwie 16 tygodni.
Wyzwanie
Firma posiadała 147 faktur miesięcznie, z czego aż 38 dotyczyło subskrypcji oprogramowania i usług, z których zespół faktycznie nie korzystał. Brak przejrzystej struktury decyzyjnej sprawiał, że każda opłata była przedłużana automatycznie przez 2 lata.
Księgowość zewnętrzna zgłaszała błędy w rozliczeniach paliwowych, co generowało dodatkowe koszty audytu. Zarząd firmy poświęcał średnio 7 godzin tygodniowo na wyjaśnianie różnic w płatnościach zamiast zajmować się logistyką zleceń.
Podejście
Zespół Strategia Obywatelska najpierw przeprowadził audyt wszystkich umów zawartych przez firmę w ostatnich 36 miesiącach. Sprawdziliśmy każdą pozycję, eliminując usługi zdublowane i negocjując warunki z 4 kluczowymi dostawcami oprogramowania.
Wdrożyliśmy prosty arkusz kontroli kosztów dostępny dla kadry kierowniczej. Wprowadziliśmy zasadę, że każda faktura powyżej 500 zł wymaga zatwierdzenia przez wyznaczoną osobę, co ukróciło samowolne zakupy.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy systematyczny proces weryfikacji wydatków, który zajął zespołowi 4 godziny w skali miesiąca zamiast całych dni. Każdy wydatek musiał zostać przypisany do konkretnego zlecenia transportowego, co natychmiast ujawniło nierentowne trasy.
Zastąpiliśmy drogie licencje SaaS darmowymi odpowiednikami o podobnej funkcjonalności, co pozwoliło uniknąć rocznych opłat rzędu 12 000 zł. Zaufanie buduje się na faktach, więc pełna przejrzystość finansowa stała się standardem w biurze firmy.
Rezultaty
Dzięki wprowadzeniu jasnych zasad decyzyjnych, Logistyka Łódź-Trans zredukowała miesięczne wydatki operacyjne o niemal jedną czwartą. Stabilizacja budżetu pozwoliła na zakup nowego wyposażenia do magazynu jeszcze w trzecim kwartale roku.
Harmonogram
-
Styczeń 2024Audyt kosztów i analiza 147 faktur
-
Luty 2024Wypowiedzenie nieużywanych usług subskrypcyjnych
-
Marzec 2024Wdrożenie nowego systemu zatwierdzania wydatków
-
Maj 2024Podsumowanie kwartału i weryfikacja zysków
"Z początku byłem sceptyczny, czy audyt faktur da cokolwiek poza stertą papierów. Jednak po 4 miesiącach widzę w budżecie realne 24% oszczędności, które przeznaczymy na rozwój floty."