Jak czytać faktury, by nie przepłacać
W Strategia Obywatelska często widzimy, jak małe kwoty na fakturach zamieniają się w poważne straty. Przeanalizowaliśmy wydatki 47 naszych klientów, aby wskazać, gdzie najłatwiej odzyskać płynność finansową.
Problem martwych subskrypcji
Większość małych firm w Polsce posiada przynajmniej 3-4 aktywne subskrypcje na oprogramowanie, które nie są już używane przez pracowników. Podczas audytu u jednego z naszych klientów w Łodzi odkryliśmy 12 nieużywanych licencji do systemu CRM, które kosztowały firmę łącznie 840 zł miesięcznie. To 10 080 zł wyrzucone w błoto w skali roku.
Zasada jest prosta: raz na kwartał zrób listę wszystkich odnawiających się automatycznie płatności. Jeśli nikt w zespole nie zalogował się do narzędzia w ciągu ostatnich 60 dni, prawdopodobnie jest ono zbędne. Mówimy wprost o zyskach – taka prosta weryfikacja często wystarczy, by opłacić roczny zapas artykułów biurowych dla małego zespołu.
Koszty usług stałych i ich weryfikacja
Usługi księgowe czy serwisy techniczne często rozliczane są ryczałtem. Po 2-3 latach współpracy zakres prac często maleje, a opłata pozostaje bez zmian. W jednym przypadku, przy zmianie dostawcy internetu, klient płacił przez 14 miesięcy za prędkość łącza, która była dostępna już tylko w droższym pakiecie, mimo że realnie korzystał z wolniejszego łącza.
Zawsze sprawdzaj, czy obecna oferta rynkowa nie jest korzystniejsza niż Twój aktualny plan. Stawiamy na jasne zasady – jeśli Twój partner biznesowy nie zaproponował obniżki przy spadku obrotów, to znak, że czas na renegocjację warunków umowy. Zaufanie buduje się na faktach, a nie na wieloletnich przyzwyczajeniach do wysokich rachunków.
Zaufanie buduje się na faktach, a nie na wieloletnich przyzwyczajeniach.
Błąd zaokrągleń i prowizji bankowych
Prowizje za przelewy natychmiastowe oraz obsługę kart firmowych mogą wydawać się marginalne, ale przy 150 operacjach miesięcznie sumują się do pokaźnych kwot. Zaobserwowaliśmy, że zmiana taryfy bankowej na taką, która oferuje darmowe przelewy SEPA przy większej skali, pozwoliła zaoszczędzić naszemu klientowi 2 340 zł w samym trzecim kwartale 2023 roku.
Porządkujemy strukturę władzy w firmie, zaczynając od kontroli wydatków. Wyznacz osobę, która raz w miesiącu przejrzy wyciąg z konta pod kątem zbędnych opłat dodatkowych. Często to właśnie banki automatycznie dodają ubezpieczenia lub opcje premium, które są w Twojej sytuacji zupełnie niepotrzebne.
Jak wdrożyć nawyk kontroli wydatków
Nie musisz poświęcać na to całych dni. Wprowadź procedurę, w której każda faktura powyżej 500 zł wymaga Twojego podpisu lub krótkiej akceptacji mailowej. To nie jest kwestia braku zaufania do zespołu, lecz dbałości o zdrowie finansowe całego przedsiębiorstwa. W Strategia Obywatelska zalecamy przeznaczenie na ten proces maksymalnie 2,5 godziny miesięcznie.
Zacznij od pobrania wyciągu za ostatnie 3 miesiące i zakreślenia wszystkich powtarzalnych pozycji. Jeśli pozycja nie wnosi wartości do Twojego codziennego działania, usuń ją. Jeśli masz wątpliwości, zadzwoń do nas – przeanalizujemy Twoje koszty w ramach standardowej konsultacji.
